Zásady zpracování osobních údajů fyzických osob

Rádi bychom Vás ujistili, že Originalky.cz s.r.o., společnost se sídlem na adrese Tř. Budovatelů 2392/88, 434 01 Most, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Ústí nad Labem pod spisovou značkou C 40302, IČ: 06449760 (dále jen „Originalky.cz“ nebo „my“), věnuje maximální možnou pozornost zabezpečení Vašich osobních údajů. Kromě nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) se řídíme platnými zákony České republiky.

Veškeré údaje, které společnost Originalky.cz shromažďuje, zpracovává pouze pro odůvodněné účely, po omezenou dobu a s využitím maximální možné míry zabezpečení. Ochrana osobních údajů našich zákazníků, partnerů a samozřejmě zaměstnanců je naší prioritou a věnujeme maximální možnou pozornost jejich zabezpečení. Ochrana osobních údajů kupujícího, který je fyzickou osobou, je poskytována Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), který 25. května 2018 nahradil zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Anglická zkratka se kterou se lze setkat je GDPR (z anglického názvu General Data Protection Regulation). Dále se řídíme platnými zákony České republiky. Budete-li mít jakýkoliv dotaz ohledně zpracování Vašich osobních údajů, neváhejte se na nás prosím obrátit na emailovou adresu info@originalky.cz.

Jaké údaje zpracováváme

Definice osobních údajů dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady, článek 4):

• identifikační údaje - jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, adresa pro doručení, fakturační adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo
• údaje o objednaném zboží - objednané zboží, způsobu platby (při platbě předem i číslo platební účtu), a údaje o reklamacích
• při procházení webových stránek - zaznamenává se vaše IP adresa, jak dlouho se na stránce zdržíte a ze které stránky přicházíte. Používání souborů cookies pro správnou funkčnost eshopu a přizpůsobení zobrazení webových stránek vnímáme jako oprávněný zájem.
• údaje související s návštěvou naší provozovny - například nahrávky z kamerových systémů či údaje vyžadované zákonem pro výkup zboží.

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje

V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď:

• bez vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti
• na základě vašeho souhlasu 

Jaká zpracování můžeme provádět bez vašeho souhlasu, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje a v jaké pozici vůči nám vystupujete – zda jste jen návštěvníkem našeho webu, nebo s námi máte uzavřenou smlouvu či u nás objednáte zboží (Nařízení Evropského parlamentu a Rady, článek 6). Souhlas se zpracováním osobních údajů v celém rozsahu dle tohoto článku není podmínkou, která by sama o sobě znemožňovala uzavření kupní smlouvy.

Účely zpracování

1. Pokud u nás objednáte zboží provádíme následující zpracování:

1.1. Zpracování na základě plnění smlouvy

Pokud u nás objednáte zboží, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem plnění této smlouvy, vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách. To znamená, že je použijeme zejména:

• abychom s vámi mohli komunikovat
• pro potřeby platby nebo pro potřeby provedení služby; v této souvislosti můžeme vaše údaje předat také našim dalším partnerům zejména přepravcům, jak je popsáno v části Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
• v souvislosti s reklamací
• v souvislosti s vašimi dalšími požadavky, se kterými se na nás obrátíte 

1.2. Zpracování na základě oprávněného zájmu

Pokud u nás objednáte zboží uchováme Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaných produktech na základě našeho oprávněného zájmu (bez vašeho souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.

Za účelem ochrany právních nároků, ochrany majetku a naší vnitřní evidence a kontroly, zpracováváme vaše údaje po dobu trvání promlčecí lhůty 10 let a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

Dále zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaném zboží za účelem zasílání nabídek e-mailem; naším oprávněným zájmem je zde propagace našich produktů a služeb. Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu 12 měsíců od poslední objednávky.

Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

1.3. Zpracování na základě plnění právních povinností

I my musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování Váš souhlas. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaných produktech, a to z důvodu dodržování zejména následujících předpisů:

• zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
• zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele
• zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
• zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví
• nařízeními EU proti podpoře terorismu, praní špinavých peněz

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu nejvýše 10 let.

2. Pokud navštívíte náš web

2.1. Využívání souborů cookies a dalších technologií

Pokud navštívíte náš web, do Vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory typu cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve Vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku Vašeho počítače. Některé cookies nám umožňují propojit Vaše aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. Cookies do Vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme ty cookies, které do Vašeho zařízení uložil náš web. Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.  Tyto cookies neobsahují žádné z osobní údaje a jsou zašifrované.

Tyto cookies nám pomáhají:

• identifikovat Vás při přecházení mezi jednotlivými stránkami našeho webu a při opětovných návštěvách, například abychom si uložili, kterou verzi našeho webu vám máme zobrazit nebo které zboží jste si vyfiltrovali k zobrazení
• zaznamenat si, že jste nám udělili souhlas dle tohoto dokumentu
• kompletní funkčnost košíku, tedy pokud si něco vložíte do košíku, uloží se toto do cookies. Bez této funkce by si eshop nepamatoval co máte v košíku a při přechodu mezi stránkami eshopu by došlo k jeho vymazání

Takové cookies a další soubory jsou nezbytné pro fungování naší webové stránky. Pokud ve svém prohlížeči zablokujete tyto cookies, naše webová stránka nemusí fungovat správně a my Vám nemusíme být schopní poskytovat naše služby.

 Dále do Vašeho zařízení ukládáme cookies z našeho webu, které nám umožňují:

• sledovat návštěvnost našeho webu, jeho jednotlivých stránek, vytvářet statistiky a přehledy o chování při nákupech na našem e-shopu
• umožňujeme uložit cookies třetím stranám, které je mohou použít ke sběru údajů o Vašem chování na našem webu

Za účelem zobrazení přizpůsobených nabídek a cílené reklamy v rámci reklamních a sociálních sítí na jiných webových stránkách, než je náš web, také předáváme reklamním a sociálním sítím údaje o Vašem chování na webu. Takovým partnerům však nepředáváme Vaše identifikační údaje. Seznam sociálních a reklamních sítí, které využíváme, naleznete v části Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Pokud využití cookies třetích stran a předání vašich údajů reklamním a sociálním sítím nevypnete ve svém prohlížeči a setrváte na našich stránkách, budeme mít za to, že s  využíváním těchto cookies a předáváním vašich údajů reklamním a sociálním sítím souhlasíte. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat vypnutím této funkce ve vašem prohlížeči.

2.2. Využívání osobních údajů návštěvníků webu

Pokud navštívíte web www.originalky.cz, www.originalky.eu a www.originalka.sk zpracujeme údaje o Vašem chování na webu na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem:

• získání informací, na základě kterých pro Vás budeme moci web v budoucnu vylepšit; naším oprávněným zájmem je zde zlepšování našich služeb pro Vás
• vytváření statistik a přehledů, zejména sledování návštěvnosti našeho webu, jeho jednotlivých stránek a měření účinnosti reklamy; naším oprávněným zájmem je zde měření efektivity našeho webu a výdajů na reklamu

Údaje o Vašem chování na webu nezískáváme pouze z cookies. Doplňujeme je také o údaje:

IP adresa vašeho zařízení (adresa Vašeho zařízení, pomocí které komunikujete s jinými zařízeními v síti internet)

• operační systém Vašeho zařízení, jeho verze a jazykové nastavení 
• prohlížeč, který na svém zařízení používáte, jeho verze a jazykové nastavení
• adresa webové stránky (URL adresa), ze které přicházíte na náš web

Tyto osobní údaje používáme po dobu 14 měsíců. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

3. Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím emailu a sociálních sítí budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem:

• vyřízení vašich požadavků; pokud jste u nás objednali zboží a váš požadavek se vztahuje k této smlouvě, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění smlouvy s vámi
• evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas
• prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou objednáte nějaké zboží nebo uplatníte reklamaci
• jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu 12 měsíců. Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

4. Pokud navštívíte naši prodejnu

Pokud navštívíte naši prodejnu budeme zpracovávat nahrávku z kamerového systému, na které můžete být zachyceni, a to na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem ochrany našeho i Vašeho majetku a osob pohybujících se v prodejně, což je současně náš oprávněný zájem. Zpracování probíhá dle článku 6 odst 1 písm f) GDPR. 

Provozovatelem kamerového systému je naše společnost Originalky.cz s.r.o.. Data jsou šifrována a přístupy k videu jsou přísně omezené a nejsou poskytována třetím osobám. Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu 3 měsíců, poté jsou definitivně odstraněny. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

5. Pokud nám udělíte svůj souhlas

Pokud dosud nevyužíváte naše služby (neobjednali jste u nás zboží a produkty) a při poskytnutí svých údajů nám udělíte svůj souhlas, můžeme vaše identifikační a kontaktní údaje použít pro zasílání nabídek e-mailem. 

Váš souhlas je zcela dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat. Pro odvolání souhlasu nás kontaktujte na e-mail info@originalky.cz nebo stačí v každém emailu kliknout na nejspodnější část která vás odebere z nabídek.

Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení. 

Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to: 

• pokud jste adresátem zboží, které je u nás objednáno, našim partnerům, kteří se na tomto plnění podílejí, konkrétně partnerům zajišťujícím přepravu a doručování zásilek, např. Česká pošta, PPL, DPD, Zásilkovna
• v rámci plnění našich zákonných povinností předat některé osobní údaje správním orgánům a státním úřadům jsme-li k tomu vyzváni
• na základě vašeho souhlasu reklamním a sociálním sítím, jak je popsáno v části Využívání souborů cookies a dalších technologií, předání údajů reklamním a sociálním sítím, a to konkrétně: Google Ireland Limited (registrační číslo: 368047), se sídlem Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko; podmínky ochrany soukromí této společnosti jsou dostupné zde: https://policies.google.com/technologies/ads

Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje. Takovými zpracovateli jsou zejména: 

• poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií, podpory a souvisejících služeb pro naše vnitřní procesy
• poskytovatelé e-mailových a dalších komunikačních nástrojů v případě, kdy zpracovávají osobní údaje pro zprostředkování naší komunikace s vámi
• advokáti, daňoví poradci, auditoři, vymáhací agentury
• porovnávací portály typu Heureka.cz při udělení výslovného souhlasu při objednávce

Všichni naši partneři jsou pečlivě vybíráni a jsou vázání zabezpečit vaše osobní údaje technickými a organizačními prostředky zabezpečení (sofwarová ochrana, přístupová práva, povinnost mlčenlivosti zaměstnanců).

Jak vaše osobní údaje chráníme?

Vaše údaje jsou uloženy v cloudovém řešení společnosti iPodnik.cz Toto řešení využívá nejnovější zabezpečení na profesionální úrovni. Vaše údaje tedy nejsou fyzicky v naší společnosti ale na Internetu na zabezpečených serverech ke kterým mají přístup jen pověření pracovníci.
K firemním PC mají přístup jen proškolení pracovníci kteří musí projít dvojí autentifikací.

Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci objednávání zboží, nebo při komunikaci s námi. Osobní údaje přímo od Vás získáváme také sledováním Vašeho chování na našem webu. V některých případech je společnost Originalky.cz  oprávněna získávat osobní údaje z veřejných registrů a jedná se zejména o situace, kdy Originalky.cz uplatňují své oprávněné zájmy, zejména zájem jednat obezřetně.

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu „Zásady zpracování osobních údajů fyzických osob“. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie již s přiměřeným poplatkem.
 

Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili. 

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje v ymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali
• odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz. část Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly nemáme
• domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

 Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz. část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje). 

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

• popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné
• vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli)
• vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků
• vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování)

Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu (viz. část Pokud nám udělíte svůj souhlas) a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz. část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího odkladu; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na emailovou adresu info@originalky.cz.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.